23 de junio de 2008

Cero papel

Mucho está cambiando con la implementación de desarrollos tecnológicos que cada día permiten mayor agilidad en las acciones del servicio al cliente y en los procedimientos internos por medio de los que viaja información de utilidad para mercadeo, desarrollo organizacional, finanzas, tributaria, ventas y distribución, entre otras, lo que hace más rápida la toma de decisiones y permite tener información en tiempo real de las actividades que se desarrollan en la organización. Herramientas como el ERP o Programa de Planeación de Recursos en la empresa integra departamentos y funciones en un sistema único que suple las necesidades de cada sección; el SCM o Administrador de la Cadena de Suministros, que permite la provisión de información esencial para el desarrollo de la estrategia competitiva en transporte, inventarios, compras, procesamiento de pedidos y hasta estándares de servicio al cliente, y el CRM o Administración de las Relaciones con el Cliente. Algunos creen, erradamente, que es un “programita” igual a los que creen que un Call Center es poner un teléfono para hacer o recibir llamadas.

Todos estos programas e instrumentos de navegación empresarial se caracterizan porque cada vez emiten menos papel en reportes, formatos y manuales, lo que beneficia la disminución de papel. Esta tendencia hace cada día más presencia cuando las empresas, desde las de servicios de salud hasta la educación pasando por los organismos del Estado se van adhiriendo a esta tendencia empresarial. A continuación algunos ejemplos de cero emisiones de papel.

Los pasajes de avión, e inclusive el registro de salida, están disponibles para bajarlos por Internet. El tradicional tiquete desaparecerá. Compruébelo con Avianca.

Las colas para pagar los parafiscales en los bancos disminuirán en la medida que las empresas hagan estas transacciones electrónicas y la cultura de la gente cambie cuando sean seguras. Compruébelo con el SOI.

Cuando se haga una verdadera reforma a la burocracia, la corrupción y las malas practicas administrativas podremos, como contribuyentes, solicitar los documentos de interés por Internet como lo hace la Contraloría General de la República para la expedición del certificado de antecedentes de responsabilidad fiscal. ¿Cuándo harán lo mismo para la reseña del DAS, informes para la Dian excepto el de medios magnéticos, la Procuraduría y demás oficinas del Estado?

Cuántos estudiantes siguen esperando las memorias impresas de una capacitación o especialización como en la época de los Picapiedra, si estamos en la era de la generación de los Supersónicos.

¿Cuánto dinero ahorrarán los bancos en servicio de mensajería y papelería con el envío de los extractos a la cuenta de correo electrónico? Y a pesar de estos millonarios ahorros las tasas siguen iguales, la cuota de manejo sube cada año y el servicio sigue siendo en la mayoría igual de malo por la lentitud, fallas en los sistemas y hasta por funcionarios que no saludan sino ladran.

Las notas y reportes de las universidades no requieren de papel, ni tampoco las facturas del teléfono celular, pues, ese tradicional documento con papel químico, original en Bond y en forma continua han sido desplazados por un tiquete que las empresas, que saben los han ajustado para que cumplan con las normas tributarias. Por eso, en que andamos cuando usted todavía sigue pidiendo papel.

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